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    會計電算化實施存在的問題與建議

    時間:2020-06-08 來源:現代商業 本文字數:3989字
    作者:李慧 單位:日照莒縣職工服務中心

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      摘    要: 隨著計算機領域在各行業應用程度的不斷加深,對于會計行業而言,會計電算化的發展為會計工作提供了更便捷、高效的工作方式。相較于傳統會計方法而言,會計電算化不僅能夠節約數據處理時間,還可明顯增強處理效率,極大降低了操作繁瑣、工作量大、核算不準確、經濟成本高等各類問題,在融合計算機學、管理學、系統學、信息學下對會計信息質量予以保障。本文首先分析了會計電算化對會計工作方法的影響,研究了目前在會計工作中存在的問題,并在此基礎上提出幾點會計電算化應用建議。

      關鍵詞: 會計電算化; 影響; 問題; 建議;

      會計電算化指的是以電子計算機為主體展開的會計工作,建立在信息技術基礎之上,利用會計軟件替代手工完成的會計工作過程[1]。會計電算化實現了自動化的數據處理,讓傳統手工會計模式演變為電算化會計信息系統,是會計發展史上的一次革命,將傳統會計中的記賬、算賬、報賬、查賬各個流程加以簡化,來提升工作效率并降低人工差錯率[2]。對于會計工作方式而言,電算化的應用無疑是對工作方式的一次改革。本文以此為切入點,研究了會計電算化對會計工作方法的影響。

      一、會計電算化的影響

      (一)對數據處理的影響

      會計電算化的工作方式將傳統人工作業形式打破,通過數據處理技術來保障數據處理的高效化、科學化、規范化、現代化、自動化、代碼化,讓數據處理的準確度以及精度明顯增強[3]。在實際應用會計電算化過程中,各項數據的處理可通過對原始數據的編碼來縮短數據項長度,減少原本數據所占用的空間。在會計電算化系統中輸入原始數據后,計算機及相關軟件會根據預先設定好的程序對各項數據自動處理,無需人工干預便可得出目標結果。
     

    會計電算化實施存在的問題與建議
     

      (二)對會計檔案的影響

      傳統以人工方式實施的會計工作檔案基本為紙質檔,在會計電算化實施后,雖然仍舊存在紙質介質檔案,但在形成模式上卻明顯改變[4]。不再采用手工記錄方式,而是通過計算機將所得結果直接打印輸出。在會計檔案范圍方面,電算化的運用讓范圍明顯拓展,包含會計電子數據、程序文件、會計報表、會計算法公式、編程語言、數據庫系統、硬件系統、軟件系統等[5]。在保管標準方面,電算化讓管理要求有所提升,需要在存儲介質上選擇高品質、高質量介質來保障電子檔案的完整性、安全性,同時在會計檔案借閱體系與制度方面需嚴格化。

      (三)對會計審計的影響

      在會計電算化全面實施之后,對各項會計事項的審計可利用計算機便捷處理。在這段時間內獲取到目標會計數據相較于傳統人工處理中審計文書的處理而言,明顯減輕了負擔。同時,利用計算機對審計操作加以輔助還可將審計程序事先嵌入到信息系統之中,讓程序自身記錄各項操作,建立審計跟蹤文件執行審計監督。

      (四)對信息質量的影響

      傳統手工方式實施會計工作過程中由于工作量較大,在數據登賬、轉賬、核算時可能存在差錯。但在會計電算化幫助下,通過計算機系統及軟件可有效降低差錯率,保障各項數據的可靠性與準確性[6]。在傳統手工作業過程中,各項會計數據存在于紙質檔之上,當需要實施核查、借閱、收取等操作時可能出現紙質檔案磨損情況而導致數據清晰性不足。在會計電算化下,各項數據存儲于硬盤、軟盤、光盤等電子媒介之中,無論是分析、匯總、瀏覽、保管還是復制,基本不會對數據產生影響。在會計核算方面,數據處理、數據輸出、數據輸入這三個環節是會計處理的主要方式,人工方面只需控制輸入環節并輸入會計憑證即可,其余部分均可借助計算機及會計軟件完成。在信息質量方面有所保障的同時保障了信息處理及時性。

      (五)對工作方式的影響

      在會計工作中,核算部分是一項重要內容。作為書面證明,會計憑證承擔了會計記錄的經濟責任及業務責任,屬于重要記賬依據[7]。傳統手工方式的會計工作中,記賬方式可分為原始憑證與記賬憑證兩種,在電算化模式下更強調對原始憑證單據的相關要求。在強大的信息記載能力下讓原始單據的內容更為完整,原始單據中科目代碼通常以手寫方式完成,在計算機技術中只需對應科目輸入代碼即可,整個錄入速度明顯提升。在錄入內容方面,在填寫原始單據時,需要在規范性方面有所要求,以保障在分析信息時可實現統一化。傳統輸入錯誤時需要將錯誤數據劃掉重新編寫,在辨識度方面要求較高,在會計電算化處理下可直接對數據進行修改與刪除操作,在數據輸入控制方面更具保障性。

      二、實施會計電算化存在的問題

      (一)內部控制問題

      傳統手工操作的會計工作方式與目前電算化的工作方式相同,均對內部控制制度有較高要求。在基本原則方面,物品、錢財、賬目三項分管的原則不變,在對每項業務展開處理時必須保障清晰的職責分工。在會計電算化系統下,會計系統內部控制同樣需加以重視。計算機集中處理各項數據,在錯誤發生率方面可有效控制,以往賬簿糾正、賬簿核對等內部控制工作現如今基本在會計電算化中不復存在。人工處理及人工干預的方式被現代化、自動化的數據處理所取代,人員不再直接參與到會計內部控制之中。雖說在管理方面明顯提升了便捷性,但目前不少軟件已經取消了反結賬、反記賬審計功能,且在會計記錄操作的信息記錄上不留痕跡。若存在相關人員對程序故意篡改或對數據惡意篡改則不易被察覺,內部控制制度的缺陷,會直接影響到會計報表;而程序一旦被篡改會導致重復性、連鎖性錯誤。

      (二)操作人員問題

      隨著會計電算化在會計工作方式中應用程度的不斷加深,會計電算化涉及到的各項程序應用、軟件功能等均需要由更具專業性的會計處理人員來完成。目前不少會計在崗人員并未接受過會計電算化相關綜合性培訓,對各項電算化軟件只能實施基礎操作,例如數據錄入、數據導出、數據檢索等,對于軟件的便捷性功能應用能力受限,導致電算化的發展停滯不前。尤其對于部分事業單位而言,人員編制問題造成在崗會計人員大多為已經習慣了傳統人工操作的會計工作者,其計算機能力、軟件應用能力、新知識接受能力等均處于弱勢,導致會計電算化的大范圍推廣受到限制。

      (三)數據安全問題

      會計電算化需要建立在會計信息系統以及會計數據庫系統基礎之上。在網絡時代下,一些風險是難以完全避免的,例如磁盤損壞風險、系統維護風險、系統操作風險、研發風險、設計風險等。為了避免會計電算化系統崩潰或出現數據損壞、數據泄露、數據更改等風險,必須強調安全維護來保障信息系統能夠有效運轉。但在此方面安排的專人明顯不足,在審核記賬人員、電算審查人員、電算維護人員的配備方面仍有待完善。一旦出現上述問題難以在第一時間解決,數據安全性無法得到持續性保障。

      三、會計電算化的實施建議

      (一)轉變會計職能

      從內部控制角度來說,會計電算化的實施讓傳統以計算數據、整理數據、匯總數據為核心的會計工作逐漸有所改變,其會計職能由服務型逐漸向著管理型方向變化。傳統會計工作為經營活動提供理性的數據幫助與數據支持,因此被稱為服務型職能。隨著會計電算化系統的逐漸引入,會計工作者對財務數據的理性判斷能力有所提升,對財務狀況能夠實現動態化掌握。在這一階段下,其工作重心不再局限于對數據的匯總、整理、計算,而是更傾向于數據基礎之上的理性分析。換言之,會計電算化的實施讓工作職能更向著管理型方向發展。在職責角色變化下,會計工作者的專業特長能夠被更充分的發揮,并讓經營活動在會計數據支撐下變得更科學高效。

      (二)全面提升人員素質

      要想讓會計電算化全面展開,必須讓財務人員提升綜合素質,強化財務專業學習,讓其認識到會計電算化這一行業正處于飛速發展之中,自身必須加強學習、與時俱進,將會計知識與互聯網知識相聯合,才能夠符合當今時代對會計工作的要求。由于會計電算化在會計工作內容上明顯豐富,因此需強調會計電算化理論的相關學習,不斷適應、調整工作狀態,讓自己成為新時代下的綜合型人才。會計工作者還需在互聯網技術專業方面參與培訓,加強會計電算化理論知識指導,使其能夠穩定、熟練的應用電算化軟件,讓會計信息系統真正幫助會計工作實現高效化、便捷化、準確化。在人員管理上需落實責任制,例如審核記賬人員負責審核系統中的原始記賬憑證與電子憑證,并復核檢驗會計報表;電算審查人員負責對系統中會計軟件的使用展開監督,避免舞弊現象或不當操作;電算維護人員則負責計算機軟硬件設施的保護,保障系統正常運行以及數據安全。

      (三)增強風險意識

      財務數據是經營發展中的重要資料,因此在電算化操作中,會計信息系統的安全性不容小覷。簡單來說,會計信息系統的安全性基本涉及到病毒防范、審計監督、網絡安全控制、軟硬安全控制等。在病毒防范方面,首先應強化操作者的安全教育,對于不明鏈接謹慎點擊,不要在處理財務信息的電腦上玩游戲、看電影或瀏覽不相關網頁,確保專機專用。計算機采購后應及時更新病毒庫并安裝殺毒軟件、防火墻等,以保障對網絡上不良風險的有效抵御。在拷貝方面,計算機之間的軟盤拷貝必須引起重視,不可隨意操作。除此之外,對各項會計資料必須做好保存與收集工作。由于會計電算化下基本以電子檔形式保存相關數據,因此數據的保存必須在核對之后加以備份并做好定期檢查工作,避免在計算機系統出現意外或數據丟失后出現不必要的財產損失或風險。

      四、結語

      綜上所述,會計電算化的實施對傳統會計行業帶來了明顯變革,為會計行業的發展產生了顯著推動力量。會計從業人員必須認識到會計電算化應用的必然趨勢,認識到電算化的實施對工作方式產生的影響,在與時俱進下不斷提升自身會計工作能力,促使會計工作質量真正提升。

      參考文獻

      [1] 曲曉瑜,田智浩.會計電算化對會計工作方法影響探析[J].農村經濟與科技,2017,28(02).
      [2] 王燕.會計電算化對會計工作方法的影響探析[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2017(06).
      [3] 林冰妮.會計電算化對會計工作的影響探討——以高校為例[J].現代商貿工業,2017(27).
      [4] 陸偉.淺析會計電算化對會計工作的影響[J].中國國際財經(中英文),2017(20).
      [5] 鄭成倪,范聲斌.互聯網+背景下會計電算化對傳統會計的影響[J].科技經濟市場,2018(06).
      [6] 郭紅俠.會計電算化對會計工作方法的影響與策略探討[J].商場現代化,2018(16).
      [7] 唐黎黎.會計電算化對會計工作方法的影響與策略探討[J].環渤海經濟了望,2019(03).

      原文出處:李慧.會計電算化對會計工作方法的影響探討[J].現代商業,2020(15):169-170.
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